PEC dell'avvocato: a cosa serve

È il domicilio digitale professionale che l'avvocato deve comunicare al proprio Ordine. Serve per comunicazioni che possono avere effetti giuridici e, nei casi previsti dalla legge, per notificazioni.

Può essere usata anche per una comunicazione ordinaria, ma la sua funzione caratteristica emerge quando il mittente usa a sua volta il circuito PEC: le ricevute attestano l'invio, la consegna e i relativi tempi.

Questo non significa che ogni PEC inviata a un avvocato sia una notificazione formale, né che la consegna provi la lettura. Sono distinzioni diverse, e conviene tenerle separate.

Non è un indirizzo che l'avvocato sceglie di avere

I professionisti tenuti all'iscrizione in albi ed elenchi hanno l'obbligo di dotarsi di un domicilio digitale (art. 3-bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale), e devono comunicarlo al proprio Ordine (art. 16, comma 7, del d.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2).

L'inadempimento non è privo di conseguenze. Il professionista che non comunica il proprio domicilio digitale è obbligatoriamente soggetto a diffida ad adempiere entro trenta giorni da parte dell'Ordine di appartenenza e, se non vi ottempera, l'Ordine applica la sospensione dall'albo fino alla comunicazione (art. 16, comma 7-bis).

Sull'uso c'è una regola ulteriore, che quasi nessuno cita: chi ha un domicilio digitale ha l'obbligo di farne un uso diligente e di comunicare ogni modifica o variazione (art. 3-bis, comma 1-quater del Codice dell'amministrazione digitale).

Quindi, quando la PEC di un avvocato compare in un albo o in un indice ufficiale, non si sta guardando una semplice scelta organizzativa: si sta guardando il domicilio digitale che il professionista è tenuto ad avere e a comunicare al proprio Ordine. La sospensione prevista dal comma 7-bis riguarda specificamente la mancata comunicazione dopo la diffida.

Quattro strutture da non confondere

Questo è il punto in cui la maggior parte delle spiegazioni si ferma troppo presto, e dove nasce la confusione.

L'elenco riservato dei domicili digitali tenuto dall'Ordine non è l'albo pubblico. Gli ordini pubblicano i dati identificativi degli iscritti e il relativo domicilio digitale in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni (art. 16, comma 7 del d.l. 185/2008). La legge professionale forense ne indica anche la finalità: consentire alle pubbliche amministrazioni e agli uffici giudiziari le comunicazioni e notificazioni telematiche previste dalla legge (art. 7, comma 2, della legge 31 dicembre 2012, n. 247). Questo elenco riservato va distinto dall'albo professionale, che è trattato più avanti e riporta fra le informazioni dell'iscritto anche la PEC.

L'INI-PEC è il pubblico elenco. L'Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti è istituito come pubblico elenco ed è realizzato proprio a partire dagli elenchi costituiti presso gli ordini professionali e presso il registro delle imprese (art. 6-bis del Codice dell'amministrazione digitale). È qui che il cittadino può cercare.

Il registro del Ministero della giustizia non è consultabile da chiunque. Il registro generale degli indirizzi elettronici contiene i dati identificativi e la PEC dei soggetti abilitati esterni, ed è costituito, per i professionisti iscritti in albi, proprio mediante i dati degli elenchi riservati inviati al Ministero. È accessibile ai soggetti abilitati (art. 7 del decreto del Ministro della giustizia 21 febbraio 2011, n. 44).

L'INAD ha una funzione diversa, ma può contenere anche la PEC professionale dell'avvocato. Il comma 1 dell'art. 6-quater istituisce l'Indice nazionale dei domicili digitali soprattutto per persone fisiche, professionisti ed enti non tenuti all'iscrizione nell'INI-PEC. Il comma 2 stabilisce però che, per i professionisti iscritti in albi ed elenchi, il domicilio digitale è l'indirizzo inserito nell'INI-PEC e prevede che quegli indirizzi siano resi disponibili all'AgID ai fini dell'inserimento nell'INAD, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso (art. 6-quater, commi 1 e 2).

La conseguenza pratica è semplice. Per cercare il domicilio digitale professionale di un avvocato, il riferimento specifico è l'INI-PEC. L'elenco riservato dell'Ordine e il registro del Ministero hanno funzioni istituzionali o processuali. L'INAD è anch'esso pubblico, ma ha una funzione diversa e può riportare la stessa PEC professionale come domicilio digitale della persona fisica.

Che cosa produce, davvero, un messaggio inviato a quell'indirizzo

La posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge, e quella validità è attestata da due ricevute (artt. 4 e 6 del d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68).

La ricevuta di accettazione è fornita dal gestore del mittente e costituisce prova dell'avvenuta spedizione. La ricevuta di avvenuta consegna è fornita al mittente dal gestore del destinatario e gli dà prova che il messaggio è effettivamente pervenuto all'indirizzo dichiarato dal destinatario, certificando il momento della consegna.

Qui sta il dettaglio che cambia tutto, ed è scritto nella norma: la ricevuta di avvenuta consegna è rilasciata contestualmente alla consegna nella casella del destinatario, indipendentemente dall'avvenuta lettura (art. 6, comma 5).

Sul piano degli effetti, la trasmissione telematica effettuata con la posta elettronica certificata equivale alla notificazione per mezzo della posta, salvo che la legge disponga diversamente, e la data e l'ora di trasmissione e di ricezione sono opponibili ai terzi (art. 48, commi 2 e 3, del Codice dell'amministrazione digitale). Questa equivalenza riguarda il mezzo di trasmissione: non trasforma ogni PEC in una notificazione processuale. Quando la legge richiede forme o procedure specifiche, quelle regole restano da rispettare.

Un avvertimento pratico. Le ricevute nascono dentro il circuito della posta certificata: la prima la rilascia il gestore PEC del mittente. Chi invia da un normale indirizzo di posta elettronica non ottiene la ricevuta di accettazione prevista dal circuito PEC e non dispone, per quell'invio, dello stesso meccanismo di certificazione.

Che cosa dimostra

Che esiste un domicilio digitale professionale censito in un indice ufficiale e destinato alle comunicazioni per le quali la legge attribuisce rilievo a quel recapito.

Se l'indirizzo è reperito nell'INI-PEC, deriva dai dati comunicati attraverso il sistema degli ordini professionali: non è semplicemente un recapito scritto dal professionista sul proprio sito.

E, se lei vi scrive dalla propria PEC, le ricevute attestano l'accettazione dell'invio e l'avvenuta consegna, con i relativi riferimenti temporali.

Che cosa non dimostra

Non dimostra che l'avvocato abbia letto. La ricevuta certifica la consegna nella casella, non la lettura. È la distinzione che più spesso viene fraintesa, e la norma la enuncia in modo esplicito.

Non crea, da sola, un obbligo generale di risposta. La sola ricezione di una PEC, in assenza di un rapporto professionale o di una specifica disposizione applicabile, non fa nascere di per sé un generale dovere dell'avvocato di rispondere. L'obbligo di fare un uso diligente del domicilio digitale è cosa diversa.

Non è automaticamente un canale di assistenza. La PEC può essere usata anche per contattare l'avvocato, ma non garantisce una risposta e non sostituisce i recapiti che lo studio indica per appuntamenti o primi contatti.

Non equivale a conferire un incarico. Scrivere a un avvocato, anche con prova di consegna, non instaura alcun rapporto professionale.

Non attesta l'abilitazione. La presenza in un indice dei domicili digitali dice che quel soggetto vi è iscritto come professionista, non che sia oggi iscritto all'albo e nel pieno esercizio. Quella verifica si fa sull'albo dell'Ordine.

Non dice nulla sulla materia né sulla qualità. È un recapito qualificato, non una qualifica.

Perché la legge parla di domicilio digitale e non di PEC

La distinzione non è terminologica, e rende leggibile anche quello che accadrà.

Nel Codice dell'amministrazione digitale il domicilio digitale è definito come un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata oppure presso un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, secondo il regolamento europeo in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari (art. 1, comma 1, lettera n-ter). E, in via generale, dove la legge consente l'utilizzo della posta elettronica certificata è ammesso anche l'utilizzo di un altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato (art. 1, comma 1-ter).

La parola "PEC" indica quindi uno dei modi previsti per avere un domicilio digitale. La funzione giuridica del domicilio digitale non coincide necessariamente, nel tempo, con il solo nome del servizio oggi più comune.

Nel processo, quell'indirizzo ha una funzione precisa

Due disposizioni bastano a inquadrarla, senza addentrarsi in una materia che riguarda i professionisti.

Ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale, si intendono per pubblici elenchi quelli indicati dalla legge, fra i quali l'INI-PEC e il registro generale degli indirizzi elettronici gestito dal Ministero della giustizia (art. 16-ter del d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221).

Quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in materia civile al difensore siano eseguite presso la cancelleria, vi si può procedere esclusivamente quando non sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da quegli elenchi (art. 16-sexies).

Detto in termini pratici: nei contesti processuali in cui la legge lo prevede, il domicilio digitale è il recapito al quale il difensore deve poter essere raggiunto secondo le regole applicabili. La sospensione prevista dall'art. 16, comma 7-bis, però, sanziona la mancata comunicazione del domicilio digitale dopo la diffida, non in generale ogni problema di funzionamento della casella. L'obbligo distinto di uso diligente deriva dall'art. 3-bis, comma 1-quater del Codice dell'amministrazione digitale.

Come trovarla, e che cosa controllare a parte

L'indirizzo si cerca nell'INI-PEC, che è il pubblico elenco previsto dalla legge e si alimenta dagli elenchi degli ordini.

La posta elettronica certificata compare inoltre fra le informazioni che l'albo degli avvocati deve riportare per ciascun iscritto, insieme al domicilio professionale e agli altri recapiti (art. 2, comma 1, del d.m. giustizia 16 agosto 2016, n. 178).

Le due strade non hanno lo stesso scopo, e conviene tenerle distinte. L'indice dei domicili digitali serve a trovare un recapito qualificato. L'albo serve a verificare la posizione di quel professionista. Chi ha bisogno di sapere se un avvocato sia iscritto e in esercizio deve guardare l'albo, non l'indice.

Errori frequenti

• Trattare la PEC come un modulo di contatto, aspettandosi per questo una risposta.
• Credere che la ricevuta provi la lettura. Prova la consegna nella casella, e la norma lo dice espressamente.
• Confondere un invio da email ordinaria con il circuito PEC. Senza una propria PEC non si ottiene la ricevuta di accettazione prevista da quel circuito.
• Pensare che ogni PEC sia automaticamente una notificazione formale. Le eventuali forme e procedure speciali previste dalla legge restano necessarie.
• Cercare la PEC per verificare che l'avvocato sia abilitato. L'indice dei domicili digitali serve a un'altra cosa.
• Confondere l'elenco riservato dei domicili digitali con l'albo pubblico dell'Ordine. Sono strutture diverse e hanno funzioni diverse.
• Considerare l'INAD del tutto estraneo all'avvocato. La PEC professionale presente nell'INI-PEC può comparire anche nell'INAD come domicilio digitale della persona fisica, salvo elezione di un indirizzo diverso.
• Pensare che un messaggio consegnato instauri un rapporto professionale.

Atti e servizi ufficiali richiamati

Collegamenti ULPIANUS

ULPIANUS usa la PEC professionale nel flusso di verifica e attivazione dell'account dell'avvocato, ma l'indirizzo PEC non è pubblicato nel profilo pubblico. Il cittadino che deve trovare il domicilio digitale professionale può consultare l'INI-PEC.

La PEC, in ogni caso, non dice nulla sulle materie trattate, sull'esperienza o sull'idoneità del professionista al caso concreto. Chi voglia verificarne la posizione nell'albo deve consultare il Consiglio dell'Ordine.

Per gli avvocati, la creazione del profilo professionale su ULPIANUS è gratuita.

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