Fondo spese, anticipi e spese vive dell'avvocato: cosa sono e come funzionano

L'avvocato può chiedere denaro anche mentre l'incarico è in corso. Può trattarsi di somme necessarie a pagare spese già sostenute o previste, oppure di acconti sul proprio compenso. La richiesta, però, deve essere comprensibile: il professionista è tenuto a contabilizzare le spese e gli acconti e, se il cliente lo chiede, a consegnare una nota dettagliata. Lo stabilisce l'art. 29, commi 1 e 2, del Codice deontologico forense.

La prima verifica, quindi, non consiste nel decidere se il «fondo spese» sia troppo alto. Consiste nel chiedere a che cosa è destinato, quali somme sono già state utilizzate e quali restano disponibili. Solo distinguendo queste voci si può capire quanto del versamento copra attività dell'avvocato e quanto riguardi costi dell'incarico.

«Fondo spese» non basta a spiegare che cosa si sta pagando

Nelle comunicazioni con il cliente, *fondo spese* è spesso una formula generica. Da sola non chiarisce se la richiesta riguardi denaro per pagare un costo futuro, il rimborso di un costo già pagato dal professionista o una parte del suo compenso.

La distinzione giuridica più utile è quella dell'art. 29, comma 1, del Codice deontologico: gli anticipi per le spese vanno rapportati alle spese sostenute e da sostenere; gli acconti sul compenso vanno commisurati alla quantità e alla complessità delle prestazioni richieste. Anche l'art. 2234 del codice civile contempla, salvo diverso accordo, l'anticipazione delle spese necessarie all'opera e il pagamento degli acconti sul compenso secondo gli usi.

Voce indicata	Che cosa finanzia o rimborsa	Che cosa verificare
Anticipo per spese future	Un esborso che sarà necessario per l'incarico	Quale spesa è prevista, per quale attività e con quale importo stimato
Rimborso di spese vive	Un costo specifico già sostenuto	Il documento che mostra il pagamento, la causale e il collegamento all'incarico
Acconto sul compenso	Una parte dell'onorario dell'avvocato	L'attività o la fase cui si riferisce e quanto è già stato versato
Fondo spese senza specificazioni	Una denominazione che non identifica da sola la natura della somma	La ripartizione scritta fra le voci precedenti

Un anticipo per spese future non prova che quella spesa sia stata già sostenuta. Un acconto sul compenso, invece, non diventa automaticamente una spesa anticipata per il cliente soltanto perché è chiamato *fondo*. La denominazione usata nel messaggio o nel bonifico non sostituisce la destinazione effettiva del denaro.

Quando la richiesta può ripetersi

Una causa o un'attività stragiudiziale può procedere per fasi, richiedere notifiche, depositi, copie o altre operazioni, oppure svilupparsi diversamente da quanto inizialmente previsto. Per questo non è anomalo, di per sé, che l'avvocato chieda più di un versamento nel corso del rapporto.

La facoltà di chiedere anticipi e acconti non equivale, però, a un potere di fissare qualsiasi importo senza spiegazione. Il Codice deontologico impone un rapporto con le spese da sostenere o con l'attività richiesta e vieta di domandare compensi o acconti manifestamente sproporzionati all'attività svolta o da svolgere (art. 29, commi 1 e 4).

Quando arriva una nuova richiesta, sono tre i passaggi da ricostruire: il denaro già ricevuto, l'uso che ne è stato fatto e la nuova necessità. Se, per esempio, un versamento precedente era stato destinato al contributo unificato, ha senso sapere se quel pagamento è avvenuto e quale ricevuta lo documenta. L'esempio non consente di determinare la somma dovuta nel singolo procedimento: il costo dipende dalle caratteristiche della causa e dal regime applicabile.

Per il contributo unificato e altri pagamenti giudiziari, il Portale dei servizi telematici del Ministero della giustizia descrive le modalità PagoPA e la ricevuta telematica, che consente di individuare il versamento e il relativo esito.

Le spese vive non sono gli onorari

Le *spese vive* sono costi individuabili, collegati a operazioni effettivamente necessarie o eseguite nell'interesse del cliente. A seconda del procedimento possono comprendere il contributo unificato, diritti, copie, notificazioni o altre uscite documentabili. Non tutte queste spese sorgono in ogni incarico, né hanno sempre la stessa disciplina.

Il principio generale è che, oltre al compenso, all'avvocato spetta il rimborso delle spese effettivamente sostenute e degli oneri e contributi eventualmente anticipati nell'interesse dell'assistito (legge 31 dicembre 2012, n. 247, art. 13, comma 10). La spesa effettiva e il compenso sono quindi voci diverse, anche quando sono riunite nella stessa richiesta di pagamento.

Per controllarle, la domanda utile non è soltanto «quanto devo?», ma «a quale attività si riferisce questa voce e con quale documento posso confrontarla?». La ricevuta di un pagamento giudiziario può dimostrare che un importo è stato versato all'amministrazione; non dimostra, da sola, che ogni altra voce della richiesta dell'avvocato sia corretta.

E le spese forfettarie del 15 per cento?

È un'altra voce, spesso confusa con le spese vive. L'art. 2, comma 2, del d.m. 10 marzo 2014, n. 55, come modificato dal d.m. 13 agosto 2022, n. 147 prevede, oltre al compenso e al rimborso delle spese documentate, un rimborso forfettario del 15 per cento del compenso totale per la prestazione, anche in caso di determinazione contrattuale, ferme le disposizioni specifiche sulle trasferte.

Il 15 per cento non è quindi un secondo contributo unificato, una ricevuta di cancelleria o il saldo di un anticipo. È un rimborso parametrato al compenso secondo la disciplina citata. Quando compare in una nota, conviene controllare su quale compenso sia stato calcolato e non sommarlo indistintamente alle singole spese già documentate.

Questa regola non permette, da sola, di ricostruire il compenso pattuito, stabilire l'importo di una specifica prestazione o valutare tutte le possibili condizioni di un accordo particolare. Per questo la guida non presenta un totale-tipo applicabile a ogni cliente.

Il diritto alla nota dettagliata

Il controllo più concreto è previsto espressamente dall'art. 29, comma 2, del Codice deontologico forense: l'avvocato deve tenere la contabilità delle spese sostenute e degli acconti ricevuti e consegnare la relativa nota dettagliata a richiesta del cliente.

È ragionevole chiedere che la nota permetta di collegare ciascuna voce a un fatto riconoscibile: data, causale, attività o pagamento, importo e somme precedentemente versate. Questa è una modalità pratica di lettura della nota, non una lista di campi che l'articolo 29 imponga espressamente in ogni caso.

Il documento dovrebbe soprattutto consentire di comprendere:

quali importi sono stati ricevuti come anticipi per spese e quali come acconti sul compenso;
quali spese sono state sostenute e quali restano soltanto previste;
quali acconti sono già stati considerati rispetto al compenso richiesto;
se rimane una disponibilità da destinare a spese successive o da chiarire al termine dell'incarico.

Se viene consegnato un semplice importo complessivo, è possibile chiedere di distinguere le voci. E se il professionista riceve o gestisce somme nell'interesse del cliente, si aggiunge il dovere di gestirle con diligenza e di renderne conto sollecitamente (art. 30, comma 1, del Codice deontologico forense). Le somme ricevute *per conto* del cliente non coincidono necessariamente con gli acconti destinati a remunerare l'avvocato: è essenziale non confondere queste situazioni.

Ricevuta, fattura e spesa anticipata: perché i documenti possono essere diversi

Il Codice deontologico richiede che, per ogni pagamento ricevuto, l'avvocato emetta il prescritto documento fiscale (art. 29, comma 3). Questo obbligo va distinto dalla nota analitica delle spese: la nota spiega come vengono imputate le somme; il documento fiscale segue la disciplina tributaria pertinente. Uno non sostituisce necessariamente l'altro.

Anche sul piano IVA non tutte le voci vanno trattate allo stesso modo. L'art. 15, primo comma, n. 3, del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, applicabile alla data di questa verifica, esclude dalla base imponibile le somme rimborsate per anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente, purché regolarmente documentate. Non basta scrivere «spese vive» sulla fattura perché ogni importo rientri automaticamente in questa ipotesi: contano la natura dell'operazione e la documentazione.

Per un controllo personale è utile chiedere quale documento giustifica un rimborso e, se una voce è indicata come anticipazione in nome e per conto, quale documentazione ne attesta tale carattere. Non è necessario trasformare questa verifica in un'analisi fiscale completa dello studio legale.

Se l'incarico si interrompe o resta denaro inutilizzato

Un fondo versato in anticipo non è la dimostrazione che l'intera somma sia già divenuta compenso del professionista. Allo stesso tempo, interrompere il rapporto non significa automaticamente che tutte le somme pagate debbano essere restituite. L'art. 2237, primo comma, del codice civile prevede, in caso di recesso del cliente, il rimborso delle spese sostenute e il pagamento del compenso per l'opera svolta.

Occorre quindi ricostruire la destinazione degli importi: quale parte copre attività già svolte, quale parte rimborsa spese effettive e quale parte era stata versata per uscite ancora da eseguire. Il saldo non si ricava dal nome del fondo, ma dalle operazioni effettive e dall'accordo applicabile. Per le somme che il professionista abbia ricevuto per conto della parte assistita, l'art. 30, comma 2, del Codice deontologico vieta di trattenerle oltre il tempo strettamente necessario senza il consenso dell'interessato.

La quantificazione di un saldo contestato richiede l'esame dei documenti del singolo rapporto. Non si può dedurre un diritto a un rimborso integrale né un diritto a trattenere tutto senza questo controllo.

Un'eccezione decisiva: patrocinio a spese dello Stato

La disciplina cambia per la parte ammessa al patrocinio a spese dello Stato: l'art. 29, comma 8, del Codice deontologico vieta all'avvocato nominato difensore della parte ammessa di chiedere o percepire, dalla parte assistita o da terzi, compensi o rimborsi diversi da quelli previsti dalla legge.

Chi si trova in questa situazione deve quindi indicare subito tale circostanza quando riceve una richiesta di versamento. Non basta confondere il patrocinio a spese dello Stato con una generica promessa di gratuità: conta l'effettiva ammissione e la disciplina applicabile.

Come chiedere chiarimenti senza aprire subito una controversia

Quando il rapporto è ancora in corso, una comunicazione scritta e circoscritta può essere più utile di una contestazione generica. Si può chiedere, per esempio:

> «Ho ricevuto la richiesta di un ulteriore fondo spese. Per comprendere correttamente gli importi, Le chiedo una nota dettagliata delle somme già versate, distinguendo gli acconti sul compenso dalle anticipazioni per spese, le spese effettivamente sostenute da quelle ancora previste e gli eventuali importi residui. Per le uscite già effettuate, Le chiedo anche i riferimenti dei relativi giustificativi. La ringrazio.»

Il messaggio non presuppone che vi sia stato un illecito. Serve a esercitare una verifica ordinaria durante l'incarico e a conservare una traccia comprensibile delle comunicazioni. È utile affiancargli i bonifici effettuati, gli eventuali documenti fiscali ricevuti, le comunicazioni precedenti e gli accordi scritti.

Se dopo questa verifica permane un disaccordo sul compenso finale, sulle clausole dell'incarico o sulla legittimità degli importi richiesti, si entra in un problema diverso: la contestazione della parcella. Questa guida non anticipa gli strumenti e i procedimenti per risolvere quella controversia, né afferma che ogni incremento rispetto alla previsione iniziale sia automaticamente legittimo o illegittimo.

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